Получили от поставщика накладную в Excel? Нужно загрузить прайс-лист, остатки товаров или список номенклатуры в 1С?
С такой задачей сталкиваются практически все компании, которые работают с поставщиками, ведут учет товаров или переходят на новую систему учета.
Самый очевидный вариант — открыть Excel, создать документ в 1С и перенести данные вручную. Если строк немного, это занимает несколько минут. Но когда в файле несколько сотен позиций, ручной ввод превращается в долгую и однообразную работу.
Хорошая новость в том, что это не единственный способ.
Сегодня существует несколько вариантов загрузки данных из Excel в 1С. Одни подходят для небольших объемов, другие позволяют автоматизировать работу и значительно сократить время обработки документов.
В этой статье разберем пять популярных способов, сравним их преимущества и ограничения, а также поможем понять, какой вариант лучше подойдет именно для ваших задач.
Почему компании продолжают работать с Excel
Несмотря на развитие учетных систем, Excel остается одним из самых распространенных форматов обмена данными между компаниями.
И это вполне объяснимо.
Поставщики отправляют прайс-листы в Excel. Логистические компании передают остатки в Excel. Интернет-магазины выгружают товары в Excel. Даже при переходе с одной учетной системы на другую данные часто экспортируются именно в этом формате.
Получается, проблема не в самом Excel.
Проблема возникает в тот момент, когда эти данные нужно перенести в 1С.
Если это один небольшой документ, ручной ввод не вызовет сложностей. Но когда сотрудники ежедневно получают несколько файлов с сотнями строк, время на обработку начинает быстро расти.
Кроме того, увеличивается вероятность ошибок. Можно случайно выбрать не ту номенклатуру, пропустить строку, указать неверное количество или цену. Даже небольшая ошибка может привести к дополнительной проверке документа и повторной работе.
Именно поэтому многие компании ищут способы автоматизировать загрузку данных и сократить количество ручных операций.
Когда ручной ввод перестает работать
Ручной перенос данных нельзя назвать неправильным способом. В некоторых случаях он действительно остается самым простым решением.
Например, если нужно один раз создать документ на 10–15 позиций, на это уйдет всего несколько минут.
Но по мере роста объема документов ситуация меняется.
Представим, что поставщик прислал накладную на 500 товаров.
Бухгалтеру нужно:
создать новый документ;
перенести каждую строку;
проверить товары;
убедиться, что цены и количество указаны верно;
провести документ.
Даже если на обработку одной строки уходит всего несколько секунд, работа может занять два-три часа.
Чтобы было проще сравнить разные ситуации, приведем примерные затраты времени.
|
Количество строк
|
Ручной ввод
|
|
До 20
|
5–10 минут
|
|
100
|
30–40 минут
|
|
300
|
около 1,5 часа
|
|
500
|
2–3 часа
|
|
1000
|
до рабочего дня
|
Это усредненные значения. Фактическое время зависит от структуры документа, количества новых товаров и необходимости проверки данных.
Если подобные задачи возникают регулярно, стоит рассмотреть способы, которые позволяют сократить время обработки документов и снизить вероятность ошибок.
Полезно по теме
Переход с 1С:7.7 на 1С:Бухгалтерию 8
Узнайте, как перенести данные, обучить сотрудников и перейти на новую систему без остановки работы.
Читать статью →
5 способов загрузить данные из Excel в 1С
На практике компании используют разные способы переноса данных из Excel в 1С. Одни подходят только для разовых задач, другие позволяют автоматизировать ежедневную работу и значительно сократить время обработки документов.
1
Копирование вручную
Самый простой способ, который подходит только для небольших документов.
2
Стандартная загрузка 1С
Подходит не для всех документов и требует предварительной подготовки данных.
3
Универсальные обработки
Позволяют загружать данные, но часто требуют дополнительной настройки и проверки.
4
Индивидуальная разработка
Максимально гибкий вариант, который требует времени и бюджета на разработку.
5
Готовый модуль загрузки из Excel
Оптимальное решение для регулярной работы с документами и справочниками.
Способ №1
Ввести данные вручную
Это самый простой и привычный способ.
Сотрудник открывает Excel, создает документ в 1С и переносит данные строка за строкой.
Когда подходит
документы появляются редко;
загрузка нужна один или два раза в месяц.
Преимущества
не требуется дополнительное программное обеспечение;
можно начать работу сразу;
подходит для разовых задач.
Недостатки
занимает много времени при больших объемах данных;
легко допустить ошибку при переносе информации;
каждую строку приходится проверять вручную;
производительность зависит только от скорости работы сотрудника.
Вывод. Если документ содержит 10–20 строк, ручной ввод вполне оправдан. Но при регулярной работе с большими Excel-файлами этот способ быстро становится самым затратным по времени.
Способ №2
Использовать стандартную загрузку данных в 1С
Некоторые конфигурации 1С уже содержат встроенные механизмы загрузки данных из Excel.
Однако возможности таких инструментов зависят от конкретной конфигурации и далеко не всегда позволяют загружать нужные документы без дополнительной подготовки.
Когда подходит
- небольшие типовые задачи;
- стандартная структура Excel;
- загрузка поддерживается вашей конфигурацией.
Ограничения
- работает не для всех документов;
- требуется подготовка Excel-файла;
- часто необходима дополнительная настройка;
- функциональность зависит от конфигурации 1С.
Вывод.
Стандартная загрузка подойдет не всем компаниям. Перед использованием стоит убедиться, что ваша конфигурация действительно поддерживает необходимый тип документа.
Способ №3
Использовать типовые возможности 1С
Некоторые конфигурации 1С уже содержат встроенные инструменты для импорта данных.
Их возможности зависят от конкретной программы и редакции.
Когда подходит
- используется типовая конфигурация;
- достаточно стандартного набора функций;
- задачи не требуют дополнительной настройки.
Преимущества
- не нужно устанавливать дополнительные решения;
- используется стандартный функционал программы.
Недостатки
- возможности загрузки ограничены;
- поддерживаются не все документы;
- может потребоваться доработка или настройка;
- не всегда удается автоматически сопоставить товары.
Вывод. Перед покупкой дополнительных решений стоит проверить возможности вашей версии 1С. Иногда типового функционала достаточно, но при сложных задачах его возможностей может не хватить.
Способ №4
Заказать индивидуальную разработку
Если компании требуется нестандартная загрузка данных, можно заказать разработку обработки под собственные требования.
Уникальные бизнес-процессы
↓
Типовые решения не подходят
↓
Нужна разработка под задачи компании
Когда подходит
- используются уникальные бизнес-процессы;
- требуется интеграция с другими системами;
- типовые решения не подходят.
Преимущества
- решение полностью учитывает особенности компании;
- можно реализовать практически любую логику работы.
Недостатки
- более высокая стоимость разработки;
- требуется время на проектирование и внедрение;
- дальнейшую поддержку также необходимо учитывать при планировании затрат.
Вывод. Индивидуальная разработка оправдана в проектах со сложными требованиями. Если задача типовая, чаще всего выгоднее использовать готовое решение.
Способ №5
Автоматизировать загрузку с помощью готового решения
Если сотрудники регулярно получают документы в Excel, удобнее использовать готовый модуль, который автоматически переносит данные в нужные документы 1С.
Модуль «Загрузка данных из Excel в 1С:Бухгалтерию»
Например, модуль «Загрузка данных из Excel в 1С:Бухгалтерию» позволяет загружать поступления товаров и услуг, реализации, счета покупателям, перемещения товаров, цены номенклатуры, отчеты о розничных продажах и справочник номенклатуры.
Во время загрузки товары можно сопоставлять по штрихкоду, артикулу или наименованию. Если нужной позиции нет в базе, модуль может автоматически создать новую карточку номенклатуры. Также автоматически рассчитываются НДС и итоговые суммы.
Автоматическое сопоставление товаров
Создание новой номенклатуры
Расчет НДС и итоговых сумм
Сохранение настроек загрузки
Когда подходит
- документы из Excel поступают регулярно;
- в файлах сотни строк;
- важно сократить время обработки документов;
- нужно уменьшить количество ручных операций.
Преимущества
- высокая скорость загрузки;
- снижение риска ошибок;
- автоматическое сопоставление товаров;
- создание новой номенклатуры при необходимости;
- сохранение настроек для повторной загрузки.
Недостатки
- требуется первоначальная настройка;
- эффективность зависит от качества исходных данных в Excel.
Вывод. Если компания регулярно работает с Excel-файлами, готовый модуль обычно становится самым быстрым и экономичным способом автоматизировать загрузку данных.
Как понять, что вашей компании уже пора автоматизировать загрузку данных
Не каждой компании нужна автоматическая загрузка данных из Excel в 1С.
Если документы появляются несколько раз в месяц и содержат всего несколько строк, ручной ввод вполне справится с этой задачей.
Но по мере роста компании меняется и объем ежедневной работы. Постепенно ручной перенос данных начинает занимать все больше времени, а сотрудники тратят его на однообразные операции вместо более важных задач.
Чтобы понять, стоит ли задуматься об автоматизации, ответьте на несколько вопросов.
Проверьте себя
Поставщики регулярно присылают документы в Excel.
Вы загружаете данные в 1С несколько раз в неделю или ежедневно.
В одном документе часто бывает более 100 позиций.
Приходится регулярно обновлять цены.
Нужно переносить остатки или загружать новую номенклатуру.
Сотрудники вручную проверяют каждую строку после переноса.
Ошибки при вводе данных приходится исправлять уже после проведения документов.
На обработку одного Excel-файла уходит от 20–30 минут и больше.
Если вы отметили три и более пункта, скорее всего, автоматизация уже поможет заметно сократить время на обработку документов.
Если совпало пять и более пунктов, ручной ввод начинает обходиться компании дороже, чем внедрение готового решения.
Что проверить перед выбором решения
Перед тем как выбирать способ загрузки данных из Excel в 1С, стоит определить, какие задачи он должен решать именно в вашей компании.
Чем больше документов приходится обрабатывать ежедневно, тем важнее не только скорость загрузки, но и дополнительные возможности автоматизации.
Какие документы нужно загружать
Поступления, реализации, счета, цены, остатки, номенклатуру или сразу несколько типов документов.
Как выполняется поиск товаров
По штрихкоду, артикулу, наименованию или сразу по нескольким параметрам.
Создаются ли новые товары
Если нужной позиции нет в базе, система должна уметь автоматически создавать новую номенклатуру.
Можно ли сохранить настройки
Это позволит использовать одну и ту же настройку загрузки для разных поставщиков без повторной подготовки.
Какой способ выбрать
Единственного универсального способа загрузки данных из Excel в 1С не существует. Все зависит от того, насколько часто компания работает с Excel-файлами, сколько документов приходится обрабатывать и какие задачи необходимо автоматизировать.
Если загрузка требуется лишь время от времени, вполне можно использовать ручной ввод или типовые возможности программы. Но когда сотрудники ежедневно получают большие Excel-файлы, автоматизация помогает значительно сократить время обработки документов и снизить вероятность ошибок.
Главное — выбирать решение не по количеству функций, а по тому, насколько хорошо оно закрывает задачи именно вашей компании.
1
Оцените объем ежедневной работы с Excel
2
Определите, какие документы необходимо загружать
3
Выберите решение, которое действительно экономит время
Хотите увидеть, как работает загрузка данных из Excel в 1С?
Посмотрите возможности готового модуля ГБСофт и оцените, подойдет ли решение для задач вашей компании.
Перейти на страницу решения
Часто задаваемые вопросы
Подходит ли модуль для 1С:Бухгалтерии 8?
Да. Решение разработано для 1С:Бухгалтерии 8. Перед внедрением специалисты ГБСофт помогут убедиться в совместимости с вашей конфигурацией.
Можно ли загружать документы разных поставщиков?
Да. Настройки можно сохранять отдельно для каждого контрагента и типа документа, поэтому повторная загрузка занимает минимум времени.
Нужно ли программировать после установки?
Нет. После первоначальной настройки модуль готов к работе. Большинство операций выполняется через понятный пользовательский интерфейс.
Можно ли автоматически создавать новую номенклатуру?
Да. Если во время загрузки нужной позиции нет в базе, модуль может автоматически создать новый элемент справочника номенклатуры.
Можно ли посмотреть работу модуля перед покупкой?
Да. На странице решения доступны описание возможностей, примеры работы и демонстрационные материалы. При необходимости специалисты ГБСофт могут провести персональную консультацию.
Частично
