Вводные данные
- Сфера бизнеса: Небольшой розничный магазин автозапчастей, масел и автомобильного оборудования.
- Специфика: Широкий ассортимент, множество поставщиков с разной номенклатурой.
- Объем первички: От 200 до 500 ТТН и ТН в месяц.
- Учетная система: «1С:Бухгалтерия 8 для Беларуси».
По условиям конфиденциальности мы не раскрываем название компании-заказчика. В кейсе делимся задачей автоматизации загрузки накладных из Excel в «1С:Бухгалтерия 8 для Беларуси», порядком работы с доработкой и результатами для бизнеса.
Запрос клиента: ручной ввод и дорогая альтернатива
При объеме до 500 накладных в месяц ручное вбивание первички превращалось в бесконечную рутину. Процесс съедал много рабочего времени, повышал риск ошибок в наименованиях и суммах, а также подталкивал к найму отдельного специалиста на первичную документацию.
При этом варианты с оформлением ежемесячной подписки на сторонние сервисы по загрузке документов не подходили из-за высоких регулярных затрат. Требовалось разовое и бюджетное решение, позволяющее закрыть вопрос с первичкой внутри «1С:Бухгалтерии 8 для Беларуси».
Как работает решение: массовая загрузка из Excel
Специалисты компании «ГБСофт» предложили использовать доработку «Загрузка данных в 1С из Excel». Она позволяет обрабатывать электронные накладные, полученные от поставщиков, без сторонних сервисов.
Порядок работы бухгалтера стал выглядеть следующим образом:
- Сбор файлов: Непроведенные накладные (ТТН и ТН), полученные от разных поставщиков в формате Excel, объединяются в единый файл.
- Массовая обработка: Через доработку происходит автоматическая загрузка всех данных из файла в «1С:Бухгалтерия 8 для Беларуси».
- Автосоздание документов: В базе автоматически формируется необходимое количество документов «Поступление товаров и услуг» и «Реализация товаров и услуг».
- Заполнение справочников: Если в накладных появляются новые позиции или контрагенты, система сама создает новые элементы в справочниках «Номенклатура», «Контрагенты» и «Договоры контрагентов».
Финансовый итог для бизнеса
Главное преимущество доработки от «ГБСофт» – однократное приобретение и установка. В результате клиент получил сразу двойную экономию:
- Экономия на сервисах: Отсутствие постоянных ежемесячных платежей за подписки по распознаванию первички.
- Экономия на ФОТ: Отказ от найма дополнительного сотрудника на первичный учет – с обработкой сотен накладных справляется штатный бухгалтер за минимальное время.
Доработки от «ГБСофт» – это простое решение сложных задач с реальной экономией денег и времени бизнеса.
