Как сеть баров сократила расходы на автоматизацию бухгалтерского учёта: вместо дорогостоящей интеграции Esupl и 1С специалисты ГБСофт использовали облачный сервис «Тучка» и готовую обработку для загрузки данных из Excel.
О клиенте
Организация сферы общественного питания (сеть баров), использующая специализированную систему управления рестораном Esupl для оперативного и управленческого учёта. Регламентированный и налоговый учёт предприятие ведёт в программе «1С:Бухгалтерия 8 для Беларуси».
Исходная ситуация: ручной перенос данных из Esupl в 1С
Управленческий учёт заведения (продажи, меню, списания) вёлся в системе Esupl, а бухгалтерский учёт - отдельно, в «1С:Бухгалтерии 8 для Беларуси».
Между Esupl и 1С отсутствовал автоматический обмен данными о продажах. В результате бухгалтер не видел актуальных продаж заведения непосредственно в бухгалтерской программе. Чтобы внести данные по реализации товаров и услуг за смену, приходилось вручную переносить позиции из отчётов Esupl в 1С.
Разработка полноценной бесшовной интеграции между двумя системами с нуля требовала существенного бюджета и дополнительных расходов на последующее сопровождение. Для предприятия малого или среднего бизнеса такие затраты не всегда оправданны.
Задачи проекта
- Обеспечить оперативную передачу данных о реализации товаров и услуг из Esupl в «1С:Бухгалтерию 8 для Беларуси».
- Исключить рутинный ручной ввод данных бухгалтером и минимизировать вероятность ошибок.
- Найти доступное и быстрое решение без дорогостоящей индивидуальной разработки.
- Организовать работу «1С:Бухгалтерии 8 для Беларуси» в облачном сервисе «Тучка» с возможностью удалённого доступа через интернет.
Решение: облачная 1С «Тучка» и загрузка данных из Excel
Специалисты ГБСофт предложили заказчику сократить затраты на автоматизацию за счёт облачной инфраструктуры и готового решения для загрузки данных.
Переход на облачную 1С в сервисе «Тучка»
Работа «1С:Бухгалтерии 8 для Беларуси» была организована в облачном сервисе «Тучка».
Это избавило заведение от необходимости покупать и обслуживать собственный сервер для бухгалтерской базы. Сотрудники получили возможность безопасно работать с 1С через интернет из любой точки при наличии доступа к сервису.
Внедрение готовой обработки «Загрузка данных в 1С из Excel»
Вместо разработки дорогостоящей двусторонней интеграции специалисты ГБСофт использовали готовую обработку «Загрузка данных в 1С из Excel», которая позволяет переносить данные о продажах из Esupl в бухгалтерскую программу через Excel.
Такое решение не требует создания сложного механизма постоянного обмена между системами и закрывает основную потребность бухгалтерии - быстрое формирование документов реализации.
Как работает схема обмена данными
- Выгрузка из Esupl. В личном кабинете Esupl формируется итоговый отчёт о реализации товаров и услуг за выбранный период. Данные сохраняются в формате Excel.
- Загрузка в облачную 1С. Бухгалтер загружает подготовленный Excel-файл в «1С:Бухгалтерию 8 для Беларуси», размещённую в облачном сервисе «Тучка», с помощью обработки ГБСофт.
- Автоматическое формирование документа. На основании загруженного файла система автоматически формирует и заполняет документ «Отчёт о розничных продажах».
Путь данных от продажи до бухгалтерского документа
Данные передаются через файл Excel - без прямой двусторонней интеграции Esupl и 1С.
Сопоставление колонок и номенклатуры настраивается один раз. При сохранении структуры исходного файла последующие загрузки занимают у бухгалтера считанные минуты.
Результаты и выгода для бизнеса
Экономия бюджета
Использование готовой обработки ГБСофт позволило сократить затраты на автоматизацию, отказавшись от разработки сложного интеграционного модуля и расходов на его дальнейшее сопровождение.
Сокращение ручного труда
Бухгалтеру больше не нужно вручную переносить позиции реализации из отчётов Esupl в 1С — данные загружаются из Excel в несколько кликов.
Снижение риска ошибок
Автоматическая загрузка данных уменьшает вероятность ошибок ручного ввода при переносе сумм и номенклатурных позиций.
Мобильность и надёжность
Благодаря облачному сервису «Тучка» бухгалтерская база доступна через интернет, защищена и автоматически обновляется в соответствии с актуальными требованиями законодательства Республики Беларусь.
Нужна автоматизация учёта без лишних затрат?
Не всегда для обмена данными между программами требуется сложная индивидуальная интеграция. Иногда достаточно готового решения, которое позволяет автоматизировать повседневные операции и сократить расходы.
Специалисты ГБСофт помогут подобрать подходящий вариант автоматизации, организовать работу 1С в облачном сервисе «Тучка» и настроить загрузку данных из других систем.
Подробнее о сервисе - на официальном сайте «Тучки».
