Рассуждать о необходимости автоматизации бизнес-процессов деятельности санатория – зря отнимать ваше время.
Ещё лет десять назад можно было с упоением описывать и обсуждать автоматизацию управления номерным фондом и бронированием, планированием и учетом медицинских услуг, автоматизацию пищеблока и т.д. Сейчас это уже вопросы де-факто:
1) если мы говорим об эффективной работе санатория, то подразумеваем, что бизнес-процессы автоматизированы, что называется, по умолчанию;
2) если санаторно-курортное учреждение хочет активно расти и развиваться, без применения информационных технологий в этом случае не обойтись.
Общий постулат известен: автоматизация бизнеса способствует существенному сокращению временных и трудозатрат, а результатом становится более эффективное использование ресурсов предприятия.
Что было ДО автоматизации?
- 1. Чтобы получить расписание сеансов на процедуры, пациенту необходимо обойти все кабинеты назначенных процедур и с каждой медицинской сестрой согласовать и получить расписание.
- 2. Чтобы оплатить услугу, необходимо посетить отделение почты или банка, или кассу бухгалтерии. Это было сопряжено с постоянными очередями, отнимало у пациента много времени, нервов и приводило к многочисленным претензиям.
- 3. Оформление необходимых документов в регистратуре при заселении гостя требовало времени.
- 4. Когда пациент был в санатории ранее, например, в прошлом году, и врачу необходимо ознакомиться с историей болезни, то необходимо потратить время, чтобы найти в архиве дело пациента, которое храниться только в бумажном виде.
- 5. Практически невозможно получить оперативную информацию по загруженности процедурных кабинетов, т.к. вся информация передавалась на бумажных носителях.
- 6. В некоторые кабинеты можно было попасть по «живой» очереди.
- 7. Присутствовало подозрение в злоупотреблении сотрудников служебными полномочиями.
Как стало ПОСЛЕ автоматизации?
- 1. Пациент на первичном приеме у врача получает расписание своих процедур - система автоматически подбирает сеансы и на планшет процедурной медицинской сестры автоматически поступает информация о визите пациента и времени начала сеанса. Пациенту не придется тратить время на хождение по кабинетам, чтобы записаться на процедуры. Пациенту присваивается уникальный QR-код, благодаря которому, при посещении кабинета, пациент идентифицируется. Медсестра отмечает в системе факт прохождения процедуры. В результате в системе, можно получить отчет о плановой и фактической загрузке кабинетов.
- 2. Благодаря наличию единого расчетно информационного пространства (ЕРИП), пациент может произвести оплату практически со своего телефона (планшета, инфокиоска), а благодаря существующей интеграции, платеж будет системой оперативно обработан, и необходимая информация по оплате становится доступной для последующего анализа и принятия решений.
- 3. Благодаря скану паспортов и автоматически загруженной в систему информации с портала бронирования, время, потраченное на оформление документов, значительно уменьшилось.
- 4. Врач открывает в компьютере электронную карту пациента и знакомится с историей оздоровления предыдущего посещения санатория в течение считанных минут.
- 5. За считанные секунды можно получить как отчет из системы о загрузке кабинетов, так и визуально просмотреть загруженность, используя интерактивную шахматку услуги. Наглядно убедиться в востребованности процедур и равномерности заполнения кабинетов.
- 6. Пациент приходит в назначенное время. «Живые» очереди практически исчезли.
- 7. Все подозрения сняты, т.к. не медицинская сестра определяет расписание, а врач или медрегистратор. Все стало прозрачным - централизация расписания и контроль фактов оказания услуг затрудняют возможность фальсификации и искажения результатов деятельности специалистов (массажистов, медсестер). Автоматически сформированное расписание и прозрачная загруженность кабинетов уменьшают простои оборудования (бассейн, сауна, массаж, кабинеты специалистов).
Создаваемые информационные системы при автоматизации санаторно-курортных организаций
Как правило, при автоматизации санаторно-курортных организаций, мы имеем дело с несколькими информационными системами в рамках одного обособленного филиала (юридического лица). Все системы интегрированы и представляют законченное комплексное решение для автоматизации санатория на программной платформе «1С: Предприятие 8». Одноплатформенность обеспечивает бесшовную интеграцию, что в свою очередь приводит к работе пользователей в едином информационном пространстве.
Автоматизированная система планирования и учета «Гостиница» и «Медицина».
- АСПУ «1С:Гостиница. Санаторий» – автоматизированная система планирования и учета гостиничных услуг (услуг размещения и проживания), созданная на основе программного комплекса управления санаторием «Кинт: Управление Санаторием. Модуль «Гостиница» (программная платформа 1С:Предприятие).
- АСПУ «1С:Медицина. Санаторий» – автоматизированная система планирования и учета медицинских услуг, созданная на основе программного комплекса «Кинт: Управление Санаторием. Модуль «Медицина» (программная платформа 1С:Предприятие). Модуль «Медицина» интегрирован с мобильным приложением «Медсестра», которое устанавливается на планшет медсестры и позволяет отмечать факт прохождения процедур пациентов «одной кнопкой».
Программный модуль интеграции АСПУ «1С:Гостиница. Санаторий» с АИС «Гостиницы» (МВД РБ).
Как известно, по прибытию гостя в санаторий администратор регистратуры обязан указать в автоматизированной системе регистрационные данные гостя. Если использовать ручной ввод паспортных данных, то на это требуется администратору около 2-ух минут. Мы обеспечиваем автоматическую загрузку требуемой информации из сканера паспортов. Сейчас данные паспорта в течение 3-5 секунд распознаются и переносятся в соответствующий электронный документ. Очевидное преимущество – экономится время, исключаются ошибки.
В нашем случае процесс подготовки пакета данных по иностранным гостям и последующая отправка их по электронным каналам связи в МВД РБ осуществляется в автоматизированном режиме. Что опять-таки экономит время и обеспечивает абсолютную достоверность информации.
Программный модуль интеграции АСПУ «1С:Медицина. Санаторий» с фискальным регистратором «Datecs FP-700».
В стандартной ситуации, пациент, получив от врача или медрегистратора на руки счет на оплату медицинской процедуры, идет в кассу бухгалтерии и тратит время на совершение данной операции. Возможна ситуация, когда в процессе поиска кассы бухгалтерии, пациент передумал оплачивать и не вернулся к врачу (медрегистратору) что бы сообщить о своем решении.
Такая ситуация крайне нежелательно, т.к. за пациентом зарезервирован сеанс. Минимизировать последствия от подобного рода поведения пациента можно, если процесс выписки счета и приема платежей поручить одному лицу, например, медрегистратору. Для этого необходимо к компьютерной системе подключить фискальный кассовый аппарат. С этой целью, выполнена доработка системы – разработан программный модуль, который позволяет печатать кассовый чек непосредственно из системы. Т.е. создано рабочее место кассира «РМК «Кассир-КУС», которое обеспечивает полнофункциональный учет кассовых операций: прием/возврат денежных средств от пациента и печать чека оплаты за оказываемые услуги.
Программный модуль интеграции с ААС «Портал бронирования».
В настоящий момент вся работа по оформлению и выписке путевок (в том числе оформление заказов и бронирование мест гостиницы) осуществляется в ААС «Портал бронирования». В некоторых случаях, оформить путевку можно в филиалах, но специалист отдела маркетинга обязан отразить факт продажи путевки в ААС «Портал бронирования». Для исключения двойного ввода информации в используемых системах реализована интеграция – автоматическая выгрузка требуемой информации с ААС «Портал бронирования».
Из ААС «Портал бронирования» осуществляется следующая выгрузка:
1. Бухгалтерия центрального аппарата осуществляет выгрузку в АСБУ «1С: Бухгалтерия. Центральный аппарат Санатория информацию по реализации путевок (клиенты, номер счета на оплату, номера путевок, номера накладных, суммы и даты по путевке).
2. Бухгалтерия филиала осуществляет выгрузку реализации путевок в АСБУ «1С:Бухгалтерия. Санаторий» аналогичную выгрузку (см. предыдущий пункт).
3. Отдел маркетинга филиала осуществляет выгрузку информации для автоматического создания в АСПУ «Гостиница. Санаторий» документа «Карта гостя», на основании которого далее создается документа «Карта пациента».
4. Диетсестра (или иной специалист пищеблока) осуществляет выгрузку в АССП «1С:Медицина. Диетическое питание» информацию для рассадки гостей в зале приема пищи и персонифицированного заказа блюд.
Краткий итог.
Таким образом, условия выполнения ключевых бизнес-процессов в санатории кардинально изменились, и сейчас специалисты санатория не могут представить, как раньше выживали без системы автоматизации.
Но возникает закономерный вопрос – а что дальше, ведь очевидно, что крылатая фраза «Нужно бежать со всех ног, чтобы только оставаться на месте, а чтобы куда-то попасть, надо бежать как минимум вдвое быстрее!» актуальна как никогда.
Два направления дальнейшего развития ИТ инфраструктуры ЦА Санатория. Первое направление – это модернизация, усовершенствование и развитие созданных АИС, обусловленные необходимостью функционального совершенствования и направленное на увеличение эффективности использования. Второе направление развития – это необходимость внесения изменений, обусловленные требованием законодательства.
